Referent ds. obsługi klienta

l) odbiór korespondencji kierowanej do Urzędu z Urzędu Poczty Polskiej oraz od interesantów i jej nadawanie;2)rejestrowanie korespondencji w rejestrze korespondencji Urzędu (przychodzącej w formie elektronicznej eDoręczenia oraz e PUAP);3)kompleksowa obsługa systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD):a)rejestrowanie, skanowanie i odwzorowywanie cyfrowe korespondencji wpływającej (tworzenie metadanych);b)prowadzenie spraw w systemie EZD zgodnie z instrukcją kancelaryjną;c)udostępnianie i przekazywanie dokumentów wewnątrz jednostki w formie elektronicznej;d)dbałość o poprawność klasyfikacji dokumentów według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) w systemie;4)obsługa faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF):a)odbieranie i monitorowanie wpływających faktur elektronicznych w systemie KSeF;b)weryfikacja poprawności danych identyfikacyjnych urzędu na fakturach ustrukturyzowanych;c)przekazywanie pobranych faktur do dekretacji Sekretarza lub osoby upoważnionej,5)przekazywanie posegregowanej korespondencji wraz z rejestrem wg właściwości merytorycznej do dekretacji Sekretarza Miasta i Gminy lub Burmistrza Miasta i Gminy za pośrednictwem Sekretariatu Urzędu;6)obsługa interesantów Urzędu, w tym udzielanie podstawowych informacji o świadczonych przez Urząd usługach;7)prowadzenie rejestru ogłoszeń Urzędu Miasta i Gminy, obwieszczeń, uchwał, zarządzeń, na tablicach ogłoszeń Urzędu, oraz informacji (ogłoszeń urzędowych, zarządzeń, itd. na tablicy ogłoszeń Urzędu z innych instytucji zewnętrznych (Sąd, komornik, notariusz, itd.);8)zapewnienie aktual izacji tablicy ogłoszeń, tabliczek z n azwą stanowisk i komórek organizacyjnych, zgłaszanie zapotrzebowania na zmiany;9)weryfikacja podpisów elektronicznych;10) potwierdzanie profilu zaufanego;11 ) dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnionych na stronie podmiotowej BIP;12) prowadzenie polityki kluczy Urzędu i zapewnienie prawidłowego wydawania, odbioru oraz ich przechowywania;13) przeprowadzenie zapytania ofertowego na sprzedaż i dostawę materiałów biurowych zgodnie z obowiązującym Regulaminem zamówień publicznych;14) zbieranie zapotrzebowania na materiały i artykuły biurowe, z komórek organizacyjnych Urzędu raz na kwartał, przedstawianie zbiorczego zapotrzebowania bezpośredniemu przełożonemu do zatwierdzenia;15) przyjmowanie materiałów biurowych od dostał za potwierdzeniem, wydawanie do komórek organizacyjnych zgodnie z zapotrzebowaniem i za potwierdzeniem;16) prowadzenie ewidencji pozabilansowej i ewidencji ilościowo - wartościowej rzeczowych składników mąjątkowych na stanowisku i zgłaszania zmian;17) wykonywanie innych zadań zleconych przez Sekretarza Miasta i Gnłiny i Burmistrza Miasta i Gminy.